Gestão da inadimplência começa bem antes de a dívida vencer

Por mais que você ofereça um atendimento de excelência e garanta a satisfação do cliente com a negociação, é impossível assegurar que ele fará os pagamentos pontualmente. O que é possível, e está ao seu alcance, é criar e manter um sistema organizado para acompanhar, cobrar e até se antecipar ao vencimento, reduzindo, assim, as chances de uma eventual inadimplência.

E estamos falando de um sistema que se antecipe à inadimplência, ou seja, é para não deixar que o cliente entre na aba de atrasados. Afinal, esse é um fantasma que atormenta todos os empresários, de pequeno a grande porte, pois compromete o caixa das empresas e representa um risco real de falência.

Listamos a seguir alguns passos que vão te ajudar a reduzir as chances de sua carteira de inadimplentes inviabilizar seu negócio.

O primeiro passo -por mais óbvio que seja- é estabelecer regras claras de crédito e cobrança. Em resumo, o que pode e o que não pode. Aqui, entram as condições de pagamento, prazos, penalidades em casos de atrasos e procedimentos para a recuperação de dívidas. Deixe as regras muito bem esclarecidas para o cliente.
A flexibilização excessiva e o “jeitinho” são grandes inimigos quando o assunto é cobrança. Afinal, por que você acha que a caderneta de anotações foi aposentada e o “faço fiado” deixou de ser praticado?
Ainda nesse tópico, é importante definir de forma clara os critérios para concessão de crédito, a exemplo de limites de valores e análises de risco. Um cadastro bem preenchido fará a diferença tanto no controle da inadimplência quanto na cobrança de eventuais atrasos.

O segundo ponto prevê um sistema de monitoramento e acompanhamento. Aqui, a regra também é simples: antecipe-se ao problema!
Tenha em mãos relatórios de vencimentos por datas, e procure olhar para o que vai vencer dali dois, três dias, de forma que possa “lembrar” -cordialmente, tá?- o cliente de que a fatura dele está para vencer.
Você pode usar a deixa para fazer follow up. Cite a proximidade do vencimento da fatura e aproveite para lhe oferecer opções disponíveis de crédito, caso ele não tenha caixa para quitar integralmente aquele boleto. Soluções que atendam as duas partes ajudam a fidelizar ainda mais o cliente.
Esse lembrete também pode ser informatizado. Hoje em dia, há diversos softwares de disparo automático de mensagens, por email ou mesmo WhatsApp, que fazem essa tarefa. A única questão aqui é que não tem o contato humano, o tête-à-tête essencial para criar conexão.

O próximo passo é, na verdade, um conselho: fique esperto(a)! Alguns sinais alertam para riscos maiores de inadimplência. Atrasos frequentes, mesmo que pequenos, indicam que o cliente, ou é desorganizado nas suas finanças, ou sua receita é instável, ou, ainda, nem sequer se importa com a pontualidade. Alterações constantes nos padrões de pagamento também podem acender uma luz. Tirar a fatura do débito automático ou utilizar cartão de crédito para pagar boleto não são pecados capitais, mas valem, no mínimo, um asterisco na frente do nome para não passar despercebido no relatório.

Antes de concluir, vale um adendo ao primeiro passo. No seu processo de cobrança, estabeleça etapas: primeiro, faça o contato amigável para lembrar da fatura e oferecer eventuais soluções, depois, utilize lembretes formais sobre o vencimento, e, se necessário, agilize a contratação de serviços de cobrança externos. Quanto maior o atraso, mais difícil vai ser para restabelecer a adimplência do cliente.

Por fim, garanta que sua equipe esteja bem treinada. A comunicação assertiva -clara, objetiva e honesta- é crucial. Ser firme, porém gentil e educado durante cobranças ou negociações, e oferecer opções sensatas e viáveis contribuem para manter um bom relacionamento com os clientes, reduzindo a possibilidade de desentendimentos e conflitos.

Como vimos, a gestão da inadimplência começa bem antes de a dívida vencer de fato. E adotar as estratégias certas para organizar a inadimplência da sua carteira vai te ajudar a manter a saúde financeira do seu negócio e garantir o fluxo de caixa.